SOMMAIRE DES FONCTIONNALITÉS

Bons de travail

Le module Bons de travail est en constante évolution depuis sa création. Il s’agit du module le plus utilisé du système Opermax. Il contient l’ensemble des données préalable à l’acceptation d’une tâche quelconque, et ce, à partir de la création du bon de travail jusqu’au paiement de la facture.

Ce module comporte notamment ce qui suit : pièces jointes, remarques (formulées au bureau, sur le terrain ou par le client), drapeaux spéciaux, évaluations, devis, dépenses, feuilles de travail, factures, modalités de paiement, formulaires spéciaux, feuillets publicitaires envoyés par courriel (communications spécifiques à chaque bon de travail).

Il s’agit de l’un des meilleurs moyens que nous avons trouvés pour regrouper tous les renseignements se rapportant à un ouvrage en particulier en un seul endroit.

Gestionnaire des relations avec la clientèle (GRC) performant

Le gestionnaire des relations avec la clientèle d’Opermax contient tous les renseignements touchant vos clients tels que leurs coordonnées; les points de service et leurs coordonnées; l’historique des visites effectuées; des remarques; des contrats; et des pièces jointes.

Regoupez vos clients; proposez-leur des conditions de paiement particulières; soumettez-leur des accords sur les niveaux de service; et encore plus!

Formulaires spéciaux et champs personnalisés

Souhaitez-vous ajouter vos propres champs de données à certains écrans d’affichage, tels les écrans Clients, Points de service, Devis, Factures, Bons de travail, Utilisateurs, ou autres? Bien sûr! Pour ce faire, il vous suffit de choisir le formulaire auquel vous souhaitez ajouter les champs voulus.

Multilingue

L’anglais, le français et l’espagnol sont les langues qui sont actuellement prises en charge par Opermax. Cependant, il vous suffit de nous faire savoir quelle autre langue vous aimeriez voir prise en charge et nous inscrirons celle-ci sur le tableau blanc où nous avons dressé une liste des nouvelles fonctionnalités dont pourrait être doté Opermax.

Tous les formulaires spéciaux et les champs personnalisés bénéficient d’une prise en charge multilingue. Créez vos propres formulaires et champs de données en utilisant votre propre terminologie!

Suivi des actifs

Que ce soit votre entreprise ou un autre fournisseur qui installiez un produit quelconque chez votre client, la fonctionnalité Suivi des actifs vous permet d’assurer le suivi de ce qui a été installé et à quel endroit, afin que vous et votre client puissiez établir un calendrier des visites pour en assurer la maintenance ou pour remplacer ce produit avant la fin de sa vie utile.

Calendrier de répartition des tâches et des ressources (doté d'une interface glisser-déposer)

Le module Calendrier vous permet de visualiser une liste de tous les techniciens, secteurs desservis et bons de travail émis. Vous pouvez également utiliser le glisser-déposer pour attribuer une tâche à un seul technicien ou à plusieurs d’entre eux.

Nous invitons également les entreprises, dont l’effectif se compose de techniciens ayant des compétences variées, à faire l’essai de la fonctionnalité SLA-MAX*. Grâce à l’algorithme exclusif que nous avons mis au point, SLA-MAX* vous permettra de savoir quel est le technicien le plus qualifié pour accomplir une tâche déterminée, qui se trouve le plus près du lieu où ce travail doit être effectué.

Mises à jour automatiques des données saisies sur le terrain

Lorsqu’un de vos techniciens se présente chez un client, votre agent administratif, ainsi que la personne-ressource agissant pour le compte de votre client, reçoivent un avis par courriel. Lorsque le technicien quitte les lieux, l’agent administratif et cette personne-ressource reçoivent alors un autre avis par courriel qui contient des renseignements, telle une liste des travaux qui ont été exécutés et leur état d’achèvement. Cet avis indique également si une autre visite est requise. Voilà donc une autre façon d’assurer la synchronisation automatique des données de vos clients avec vos données.

Alertes intelligentes

Vous avez préparé un devis dont la date limite de validité est sur le point d’échoir, mais le client ne vous a pas encore rappelé? Opermax vous rappellera faire un suivi, grâce aux alertes intelligentes qui vous avertiront également des factures en souffrance.

Vous avez reçu l’approbation de votre client pour effectuer deux heures travail, mais votre technicien est encore sur place? L’alerte Dépassement de temps vous avertira afin qu’un de vos agents administratifs puisse s’enquérir de la raison de ce dépassement.

Les alertes Visites ratées, Besoin commander des pièces, ou Devis approuvé mais pas encore attribué, figurent au nombre des alertes intelligentes qui vous permettront de demeurer au sommet de votre industrie.

Rappels

Vous faut-il assurer le suivi d’une pièce que vous avez commandée? afin de pouvoir en prévoir la livraison? ou même afin de pouvoir inscrire votre période de vacances dans le calendrier? Alors créez un rappel.

Chaque utilisateur a la possibilité de créer des rappels. Cependant, un gestionnaire peut également créer des rappels pour plusieurs utilisateurs.

Devis établis instantanément

Préparez un devis et obtenez une approbation sur-le-champ. Le fait d’envoyer à vos clients un devis d’allure professionnelle par courriel, à partir de votre ordinateur de bureau ou de votre tablette, leur laisse voir que votre entreprise est expertement organisée. Comme l’accès à Opermax est gratuit pour vos clients, il leur suffit d’y accéder pour approuver le devis que vous leur avez fait parvenir.

Feuilles de travail et signatures numériques

Consignez-vous encore des informations sur papier? Bonne chance pour réussir à déchiffrer l’écriture de vos techniciens ou pour retrouver cette fameuse feuille de travail perdue!

Les feuilles de travail et les signatures numériques de vos clients sont téléversées instantanément dans le compte Opermax de votre entreprise. Vous et vos clients disposez alors d’une liste exacte des travaux qui ont été exécutés – où chaque tâche mentionnée est suivie d’une description de ce qui a été fait et où l’identité des personnes qui ont apposé leur signature en guise d’approbation est précisée.

Tarification des produits adaptée

La plupart des entreprises de service après-vente négocient le prix de leurs services avec leurs clients. La fonctionnalité Tarification adaptée vous permet d’établir le prix particulier d’un produit par client ou par groupe de clients (en général, dans le cadre de contrats commerciaux ou sectoriels). Comme le suivi des prix est assuré, toute modification des tarifs s’affichera automatiquement dans tous vos devis et bons de travail, sans que vous ayez à consulter la liste des prix ni à faire de recherches pour savoir quel était le dernier prix que vous aviez offert à votre client.

Facturation rapide

Facturez vos clients aussitôt qu’ils ont approuvé les données qui ont été consignées sur les feuilles de travail. Vous n’avez plus à attendre que vos techniciens vous fassent parvenir leurs devis ou leurs feuilles de travail par écrit, par télécopieur, ou sous forme de photo prise à l’aide de leur téléphone cellulaire. Grâce au processus de facturation rapide, les tâches figurant sur les bons de travail sont rendues disponibles aux fins de facturation aussitôt que vous êtes prêt à émettre une facture.

Paiement électronique

Intégrez les principaux processeurs de paiement par carte de crédit et percevez les paiements sur place ou à partir du bureau. Grâce au processus de configuration simple et transparent, il est très facile d’intégrer votre compte Opermax à l’une des passerelles de paiement en ligne sécurisé Monéris, Paypal, Braintree, Authorize.net, ou à un autre compte marchand.

Intégration aux systèmes de comptabilité

Synchronisez vos factures Opermax avec les systèmes de comptabilité Quickbooks, Avantage, Acomba, ou Sage afin de consolider vos comptes.

Rapports

Comment vont les affaires? par client? par secteur désservi? ou même par technicien? Produisez des rapports et téléchargez-les en vue d’une consultation ultérieure hors ligne.

Vous pourrez alors comparer les rendements mensuels et annuels; vérifier les factures ou les périodes de vacances des techniciens, et encore plus!

Maîtrise des coûts à ne pas dépasser

Les entrepreneurs en service de maintenance et d’entretien, qui ont des clients du secteur privé, adorent Opermax pour ses bilans et vérifications automatiques.

Avez-vous établi une limite à ne pas dépasser? Il vous suffit d’activer cette option dans les paramètres de configuration de votre compte entreprise. Et voilà, le tour est joué!

Les tâches assorties d’une limite à ne pas dépasser vous permettent un contrôle du travail à effectuer sur le terrain. Il est alors possible d’inscrire les produits et services ayant fait l’objet d’une évaluation préalable sur vos feuilles de travail , mais de facturer ces derniers uniquement lorsque vous les aurez approuvés, ou lorsqu’un technicien en ayant l’autorisation l’aura fait.

Si, dans le cadre d’un ouvrage donné, un ou plusieurs produits ou services venaient à dépasser la limite préétablie, vous serez alors en mesure d’approuver l’exécution d’une partie des travaux, de sorte que votre technicien puisse commencer le travail. Ce dernier pourra ensuite établir un devis et le faire approuver par votre client sur place afin qu’il puisse poursuivre son travail.

Assurez le respect de vos engagements, en assurant une coordination parfaite – en temps réel – entre vos clients, vos techniciens et votre bureau.

Êtes-vous prêt à utiliser Opermax pour assurer la gestion de votre entreprise sous toutes ses facettes?

Nous avons élaboré une solution de gestion opérationnelle complète en tenant compte des exigences formulées et de la rétroaction fournie par des gestionnaires et des propriétaires d’entreprise tout comme vous.

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